ACCOMPAGNEMENT
DU CHANGEMENT des SYSTEMES D'INFORMATION

Offre 1. Réponse formation complète :

Constat : Lors des changements de systèmes d'information, la formation des utilisateurs aux nouveaux outils est souvent mal prise en compte. Pourquoi ?

• Parce que la conduite du projet, menée par les opérationnels, donne légitimement la priorité à l'opérationnel : développement des logiciels, intégration, modifications des processus, déploiement technique, etc.
• Parce que, de ce fait, la formation des utilisateurs aux nouveaux outils se trouve intégrée très tardivement dans les préoccupations des opérationnels, mal dimensionnée en volumes, gérée comme une modalité annexe,
• Parce que la formation aux nouveaux outils est souvent considérée comme une prestation intégrée à la livraison des logiciels, vendue comme telle par les éditeurs et les développeurs de systèmes,
• Parce que la montée en compétence des utilisateurs sur les nouveaux outils est souvent considérée comme une formalité " naturelle " : il suffit de leur montrer comment ça marche …
• Parce que la formation dispensée par les informaticiens aux utilisateurs s'inspire encore très largement des modèles scolaires, qu'elle est d'abord centrée sur l'explication et la démonstration de " comment marche le nouveau système " et ne tient pratiquement aucun compte des modifications des processus de travail des utilisateurs avec le nouveau système (c'est naturellement à eux de faire l'effort d'adaptation) …

Quels apports concrets propose AxCiome C ?

• Une optimisation de la formation des utilisateurs :
• Modification des formations : les contenus ne sont plus calqués sur l'inventaire des différentes fonctions du logiciel mais sur les processus et les opérations priorisées que seront amenés à effectuer les utilisateurs avec le logiciel,
• L'adaptation des utilisateurs aux nouveaux processus de travail et aux nouvelles opérations techniques est totalement intégrée dans les contenus de formation,
• Les durées de formation sont, paradoxalement, diminuées parce que les contenus sont beaucoup plus facilement intégrés par les utilisateurs,
• Le coût global de la formation des utilisateurs est diminué : la diminution des durées de formation et d'accompagnement après les formations compense largement les coûts des travaux de réingénierie et le différentiel éventuel de coût des formateurs,
• L'accompagnement après les formations est considérablement réduit, voire rendu inutile,
• L'apprentissage des utilisateurs (au niveau individuel et collectif) devient lisible pour les opérationnels. La compétence opérationnelle des utilisateurs avec le nouveau système est évaluée finement en temps réel,
• La documentation pédagogique utilisée est refondue : il ne s'agit plus des notices techniques diffusées par les éditeurs et développeurs, mais de véritables guides opérationnels destinés à aider les utilisateurs aux postes de travail. La nouvelle documentation pédagogique devient la référence opérationnelle du " comment faire le travail avec le nouveau système ".

Une assistance à la Maîtrise d'ouvrage et à la Maîtrise d'œuvre, à toutes les étapes de la conduite du projet :

• Aide à la définition et à la rédaction d'un cahier des charges de formation pour les nouveaux utilisateurs,
• Aide à la l'analyse et à la formalisation des impacts sur les processus opérationnels,
• Aide à la conception d'un dispositif de formation,
• Aide à la mise en place du dispositif,
• Aide à la définition et la formalisation des compétences nouvelles,
• Aide à l'implication du management dans la conduite du changement,
• Aide à la mise en place des indicateurs d'efficacité (pédagogique, managériale, opérationnelle)
• Etc.

Une position de " Cabinet Ressource " :

• les recrutements (en interne comme en externe) des experts et des formateurs,
• leur formation pédagogique et technique,
• la coordination matérielle et l'encadrement pédagogique des intervenants,
• la gestion du dispositif.,
• la délégation de maîtrise d'œuvre.

• Formateurs internes occasionnels,
• Formateurs internes permanents,
• Chargés de projet et/ou de mission,
• Responsables pédagogiques,
• Etc.

Des interventions essentielles pour la réussite du projet :

• Formations à la conduite de projet,
• Formations managériales de tous niveaux en amont, pendant et en aval,
• Formations à la conduite du changement.

Offre 2. Réponse organisation - formation :

• les modes de management,
• les structures et les organisations,
• le modes de fonctionnements matériels, logistiques, et fonctionnels,
• les méthodes commerciales,
• les cultures professionnelles,
• etc.

• de communication auprès des populations concernées,
• de reconfiguration des ressources humaines (définition et lieux des postes de travail, champs d'activités, responsabilités, chemins de carrières, etc.)
• d'implication des différents niveaux hiérarchiques dans la conduite du changement.

• dans la réingénierie d'organisation envisagée de façon pragmatique,
• dans la conduite du projet y compris dans ses aspects les plus sensibles.

• l'informatique et la bureautique,
• le management et l'organisation,
• la vente,
• l'analyse des activités et des processus,
• les ressources humaines et la pédagogie,
• la communication interpersonnelle et la communication professionnelle et sociale d'entreprise,
• le pilotage de projet